Office Depot

"Jag blev lite spänd där ett tag."

Office Depot bytte WAN i 48 butiker - samtidigt över en natt. Magnus Ramning, infrastructure analyst, regisserade en orkester med tekniker, butikspersonal och Youtube.

När du kapar livlinan och byter system i ett jätteföretag är du aldrig helt lugn. Magnus Ramning, infrastructure analyst på Office Depot, var det förstås inte heller. Men bra lagarbete, teknikkunnig butikspersonal och en smart Youtube-idé höll hans puls på en lagom nivå.

Men låt oss börja från början. Magnus Ramning ansvarar för Office Depots nätverk och servrar i Sverige. I fjol var han med och genomförde ett byte av WAN-leverantör till IP-Only för att samla alla system på ett ställe och få snabbare uppkoppling i butikerna. Och dessutom sänka företagets it-kostnader.

– Det gick väldigt bra, arbetet blev ganska komprimerat. Det fick gå lite fortare än vad vi hade tänkt oss. Vi sa upp avtalet med vår tidigare leverantör, sedan var hela bytet tvunget att ske väldigt snabbt. Där var IP-Only väldigt flexibla med att få ihop allting. Fastän fiber inte var draget till alla butiker kunde vi hålla igång dem med hjälp av mobiluppkopplingar medan vi fick allt på plats, säger Magnus Ramning.

WAN-delen av Office Depots nätverk är en av de viktigaste. Nätverket sträcker sig mellan de 48 svenska butikerna och datahallen i Linköping. Det är en förutsättning för att butikerna ska kunna kommunicera både internt och externt. I huvudkontorets källare har Office Depot ett MPLS-nät som leder trafik till och från de svenska butikerna, ut på internet samt till deras europeiska moderbolag. Det de bytte var alltså sättet på vilket butikerna kommunicerar med huvudkontoret.

– Alla butikers nät går in till vårt centrala system, våra routrar, varifrån de kommer åt alla andra resurser.

Om Office Depot

Office Depot finns i 59 länder och är en av världens ledande leverantörer av kontorsmaterial. Av de 49 000 anställda finns cirka 350 i Sverige.

Jag vill veta mer om kundlösningen

Magnus Ramning planerade först själva bytet tillsammans med Office Depots tekniker i den europeiska datahallen i Telford, England, och IP-Onlys tekniker. Sedan genomfördes det praktiska arbetet under en natt. Butikspersonalen installerade nämligen själva med hjälp av instruktionsfilmer som Ramning hade laddat upp på Youtube.

– Jag kunde inte åka ut till alla butiker så de fick själva göra några förändringar. Processen startade på kvällen. Vi var tvungna att se till så att cacher svarade, telefoner fungerade och kortläsarna hade kontakt. Det här var någonting vi jobbade oss fram till med både IP-Only och våra brittiska tekniker. Det var verkligen ett lagarbete.

Men alla lag behöver en kapten. Under arbetet med att få Office Depots nya WAN-nätverk på plats var det Ramning som fick axla den manteln.
– I och med att våra nät hanteras av ett team i Storbritannien behövde jag koordinera de olika insatserna och se till att alla inblandade talade samma språk. Vi fick inte missa någonting.

Under bytet behövde han bland annat hitta andra vägar för kommunikationen. Office Depot använder Gmail som mejlssystem:
– Det blev något fel där som gjorde att det inte fungerade. Samma sak med kortläsarna ute i butik, de fick inte kontakt med våra servrar. De cachar information lokalt så man märker det inte direkt när de går offline. Det gick inte bara att backa bandet, vi var tvungna att plocka bort massor av routingtabeller från vår tidigare leverantör.

Ramning och hans tekniker använde sig först av två testbutiker för att se till att leverantörsbytet skulle fungera smidigt:
– Men där tog det stopp först. Vi kom inte åt mejlen i första läget. Då visste vi inte hur länge vår tidigare leverantörs inställningar störde ut den nya. Vi fick stänga av butikernas utrustning och plocka bort deras routing. När man gör det vet man inte hundraprocentigt att den nya lösningen kommer att fungera, men man måste ändå kapa ”livlinan” för att få reda på det. Nu fungerade den nya lösningen perfekt till sist, men jag var lite spänd där ett tag.

VPN-tjänsten är en annan viktig del av Office Depots it-infrastruktur. Utan den skärs bland annat supporten av helt från verksamheten. Här lyfter Ramning fram vikten av att kunna samarbeta över organisationsgränserna:
– Vi behövde upprätta en ny brandvägg hos IP-Only mot vilken våra leverantörer och användare kunde koppla upp sig. Det här var, milt uttryckt, kritiskt. Fick vi inte upp vår VPN direkt skulle det innebära att de som supportar vårt affärssystem, vår webb och vårt externa kundcenter inte kommer åt våra system. Det skulle kunna leda till en total katastrof.

– Jag hade kontakt en tekniker hos IP-Only under den här processen. Han hjälpte mig att kontakta teknikerna ute hos leverantörerna så att vi kunde få det att rulla på en gång.

Sedan i våras, efter att ha genomfört ytterligare förändringar som att peka om domäner och byta ut IP-adresser, är migrationen av Office Depots IT-miljö helt klar. Fördelarna med att ha alla tjänster samlade hos en leverantör är flera. Magnus Ramning lyfter fram hur mycket enklare det blir att överblicka en hel it-infrastruktur när man samlat både WAN-nätverk, VPN och servrar på ett ställe – som de har gjort i IP-Onlys datahall i Linköping.
– Vår tidigare leverantör kunde inte leverera de hastigheter vi behövde på ett antal ställen i landet. Med IP-Only fick vi 10 megabit uppkoppling till samtliga butiker. Det gör rätt stor skillnad med tanke på att vi använder oss av IP-telefoni, där kan det bli problem om bandbredden är för dålig.

– Tidigare hade vi 2 megabituppkopplingar i de flesta butiker, någon på 0,5 megabit och ett fåtal på 10 megabit. Nu får vi den högre hastigheten standardiserad i alla butiker, berättar Magnus och fortsätter:
– Hastigheten är viktig för våra butiker. Det tillsammans med det faktum att vi har bättre koll på systemen var de avgörande faktorerna till att vi genomförde WAN-bytet. Nu är det inget snack om vad vi ska göra om någonting händer. Vi har fått en väldigt god överblick över våra system.

Insikter

Magnus Ramning, infrastructure analyst på Office Depot, ger sina tre tips inför ett byte av nätverksleverantör:

(1) Tänk igenom alla scenarier
Fråga de som faktiskt jobbar med nätverket hur de gör. Vilka vägar tar de? Hur mycket belastar de nätet? Ta reda på alla fakta innan bytet.

(2) Var tydlig mot alla parter i projektet
Om personal som inte är vana vid att jobba med nätverksbyten ska hjälpa till, gäller det att vara extra tydlig. Skriv ner hur de ska gå till väga och visa med bilder och video hur deras del i projektet ska utföras.

(3) Överdriv inte onlinekravet
Det är ingen katastrof om en butiks uppkoppling ligger nere under själva migrationen. De kan jobba i offline-läge på många sätt. Det är givetvis inte optimalt men det är ingen katastrof. Det är nödvändigt att skilja på det som är viktigt och det som inte är lika viktigt.

Jag vill veta mer om kundlösningen

Relaterade tjänster

Läs mer om de tjänster vi erbjuder som har använts i denna lösning.

Ikon - WAN från IP-Only

WAN

Knyter samman dina verksamhetsställen i ett nätverk, som administreras av oss eller dig.

Läs mer om WAN
Ikon - Remote backup

Remote Backup

Skydda din data mot förlust, genom att ha en kopia tillgänglig i våra datacenter. Ett digitalt skyddsnät för ditt företag.

Läs mer om Remote Backup
Ikon - Managed firewall

Managed Firewall

Skydda din verksamhet och dina användare mot intrång och skadlig kod. Ditt företag ska leva tryggt på nätet.

Läs mer om Managed Firewall

Jag vill veta mer om IP-Onlys företagslösningar